Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu aktivitas yang tidak pernah sepi di suatu instansi baik itu pemerintahan maupun swasta, sehingga bukan sesuatu yang mengherankan jika sering kita jumpai banyak tumpukan kertas di atas meja para pekerja. Kegiatan surat menyurat merupakan hal yang lumrah adanya dalam suatu instansi. Kegiatan ini akan terus berlangsung selama instansi tersebut menjalankan aktivitas rutin mereka yang melibatkan banyak pihak baik dari eksternal maupun internal perusahaan itu sendiri. Sampai saat ini metode konvensional masih banyak yang mempertahankan dalam aktivitas persuratan di instansi pemerintahan maupun swasta. Majunya teknologi saat ini ternyata belum mampu mengikis budaya persuratan konvensional di instansi-instansi tersebut. Padahal terbukti di lapangan bahwa metode konvensional banyak menimbulkan berbagai masalah  yang cukup kompleks.  

Permasalahan yang Muncul Apabila Terus Menggunakan Persuratan Konvensional

Dalam praktik di lapangan masih sering kita jumpai permasalahan-permasalahan dan ketidakpraktisan akibat penggunaan metode persuratan yang masih konvensional. Beberapa contohnya adalah sebagai berikut.

1. Rumitnya Pengarsipan

Salah satu permasalahan metode persuratan konvensional adalah rumitnya pengarsipan. Setiap hari banyak surat yang diterbitkan dengan jenis dan tujuan yang berbeda. Hal ini tentunya memerlukan metode pengarsipan yang baik dan benar sesuai dengan jenis dan klasifikasi surat-surat tersebut. Proses tersebut memerlukan tingkat kedisiplinan yang tinggi agar dapat berjalan dengan lancar. Karena proses pengarsipan yang masih dilakukan secara manual, terjadinya human error masih akan sangat mungkin terjadi. Akibatnya ketika suatu saat dilakukan pencarian surat, proses pencarian pun menjadi lebih lama. Selain karena pencarian yang dilakukan juga secara manual, kesalahan klasifikasi arsip yang disebabkan human error tadi juga dapat menyebabkan proses pencarian menjadi lebih lama.

2. Memakan Banyak Ruang

Ketika banyak terdapat berkas-berkas surat yang berserakan di atas meja kerja, tentunya akan menjadi pemandangan dan situasi yang kurang nyaman bagi para pekerja. Oleh karena itu, adanya ruang khusus untuk pengarsipan mutlak diperlukan. Namun seiring berjalannya waktu, jumlah surat yang masuk akan terus bertambah sehingga pada waktu yang bersamaan Anda akan dituntut juga untuk menyediakan ruang tambahan untuk dapat menampungnya.

3. Boros Anggaran

Persuratan yang masih menggunakan cara konvensional pasti akan membutuhkan banyak kertas dan tinta yang digunakan. Bisa dibayangkan berapa besar biaya yang harus dikeluarkan jika setiap harinya kegiatan surat menyurat terus menerus berlangsung. Belum lagi, apabila terdapat surat yang harus dikirimkan secara langsung melalui jasa ekspedisi.

4. Tidak Praktis dan Efisien

Pada umumnya surat memiliki kepentingan untuk ditembuskan ke beberapa divisi atau bagian sekaligus. Sehingga surat yang masih berupa hard copy perlu diperbanyak sejumlah kebutuhan tembusan tersebut. Dokumen surat kemudian harus dikirimkan secara langsung ke tempat tujuan yaitu divisi atau instansi terkait. Hal ini tentunya menjadi aktivitas yang cukup merepotkan serta memakan waktu dan biaya yang dikeluarkan.

5. Sulit Melakukan Monitoring atau Tracking

Salah satu permasalahan persuratan secara konvensional adalah sulitnya melakukan monitoring atau tracking surat secara langsung. Proses monitoring atau tracking surat hanya bisa dilakukan secara manual yaitu dengan cara melakukan konfirmasi secara langsung kepada pihak yang tertuju terkait dengan status surat tersebut. Proses seperti ini tentunya cukup merepotkan dan menyita banyak waktu.

6. Tidak Ramah Lingkungan

Seperti kita ketahui bersama bahwa bahan baku pembuatan kertas adalah kayu. Dengan semakin banyaknya penggunaan kertas maka akan semakin banyak pula pohon yang ditebang setiap waktunya. Sedangkan proses surat menyurat secara konvensional masih sangat bergantung dengan kertas sebagai medianya. Sehingga jika tidak bijak proses seperti ini sebenarnya tidaklah ramah terhadap lingkungan. Oleh karena itu kita perlu mencari alternatif lain sebagai solusi untuk mengurangi dampak buruk yang ditimbulkan.

Mengapa Harus Beralih Menggunakan Metode Persuratan Digital?

Dari uraian masalah di atas, kita pahami bersama bahwa dalam metode persuratan konvensional banyak terdapat kekurangan. Permasalahan-permasalahan di atas dapat diselesaikan menggunakan sistem manajemen persuratan online Simara. Keuntungan yang Anda dapatkan dengan menggunakan Simara adalah,

1. Pengarsipan Surat Secara Digital

Anda tidak perlu lagi khawatir jika dikemudian hari terjadi kerusakan ataupun kehilangan arsip surat fisik. Simara akan membantu Anda untuk dapat mengarsipkan surat menjadi bentuk data digital. Dengan pengarsipan secara digital ini, Anda tidak perlu direpotkan untuk melakukan klasifikasi dan penataan arsip secara manual. Simara akan membantu Anda mengarsipkan dokumen-dokumen Anda secara praktis.

2. Menghemat Ruang

Sistem persuratan konvensional yang menggunakan kertas sebagai medianya, sangatlah mengganggu jika tidak mempunyai ruang khusus sebagai media penyimpanan. Dengan Simara Anda tidak akan lagi direpotkan dengan banyaknya surat-surat yang tertumpuk. Simara akan membantu Anda untuk mengarsipkan surat ke dalam bentuk data digital. Anda juga tidak perlu bingung lagi untuk mencari ruang penyimpanan karena data akan langsung disimpan ke dalam server.

3. Menghemat Anggaran

Dari pembahasan di atas kita ketahui bersama bahwa sistem persuratan konvensional akan menghabiskan anggaran yang cukup besar. Dengan Simara Anda akan dibantu untuk dapat menghemat anggaran secara signifikan dengan cara mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan biaya transport pengiriman surat.

4. Disposisi Dimanapun dan Kapanpun

Jika dulu pimpinan harus berada di kantor untuk bisa melakukan disposisi, sekarang melalui Simara, seorang pimpinan bisa melakukan disposisi secara online dimanapun dan kapanpun juga.  Jadi jarak dan waktu bukan lagi menjadi penghalang dan mengganggu kinerja organisasi.

5. Mempercepat Pencarian Dokumen Surat

Jika sebelumnya pencarian dokumen surat cukup memakan banyak waktu, kini dengan simara pencarian dokumen surat akan menjadi lebih cepat dan mudah. Anda hanya perlu memasukkan kata kunci pencarian seperti nomor surat, jenis surat, kategori surat, ataupun juga kata kunci lain, maka sistem akan langsung menampilkan surat tersebut tanpa harus menunggu lama.

6. Memudahkan Tracking Disposisi

Tracking disposisi membantu kita untuk mengetahui status surat disposisi apakah surat sudah diterima, belum dibaca ataupun sudah dibaca oleh penerima. Dengan menggunakan simara tracking surat menjadi sangat mudah. Status surat disposisi dapat Anda ketahui secara realtime.

7. Keamanan Data Terjamin

Keamanan data menjadi hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Termasuk juga data surat yang juga berisi banyak informasi penting dan bersifat rahasia. Oleh karena itu, Simara akan membantu menjaga data Anda dari pihak-pihak yang tidak mempunyai otoritas. Data persuratan akan Anda miliki sendiri sehingga kerahasiaan dan keamanan data akan terjamin. 

Dari sini, dapat kita simpulkan bahwa sistem persuratan digital yang menggunakan teknologi paperless office seperti yang dimiliki oleh Simara akan membuat aktivitas persuratan di instansi Anda menjadi lebih efektif dan efisien. Simara adalah aplikasi berbasis web yang berfungsi untuk mempermudah proses persuratan dalam dan luar instansi secara aman, hemat, dan cepat. Aplikasi ini berbasis online sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Bukan hanya itu, data persuratan Anda juga akan tetap aman dari orang-orang yang tidak mempunyai hak atau otoritas.