Kemajuan teknologi saat ini berkembang dengan pesatnya, salah satunya adalah perkembangan teknologi informasi dari era digital ke arah Revolusi Industri 4.0

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, pastinya akan muncul banyak inovasi dan penemuan baru, seperti alat komunikasi. Serta munculnya berbagai macam aplikasi pemanfaatan teknologi informasi yang dapat memberikan kemudahan bagi para penggunanya. Tentunya mempunyai pengaruh yang besar pada setiap lini kehidupan kita, salah satunya adalah dalam kegiatan surat menyurat di lingkungan Universitas/Perguruan Tinggi.

Di dalam kegiatan surat-menyurat, salah satu hasil dari inovasi tersebut adalah munculnya aplikasi E-Office Persuratan dan Disposisi untuk kalangan Universitas/Perguruan Tinggi. Sistem aplikasi E-Office Persuratan dan Disposisi ini adalah sebuah aplikasi berbasis web dan versi Android yang muncul sebagai solusi dari permasalahan dalam persuratan yang masih menggunakan cara manual dan konvensional.

Permasalahan Apa yang Sering Muncul?

Karena masih menggunakan cara manual dan konvensional, pastinya akan muncul permasalahan klasik persuratan, contohnya seperti :

1. Surat hilang sulit dilacak
2. Surat masuk dengan tujuan Rektor bisa terlambat responnya karena Rektor sedang dinas luar
3. Disposisi surat sebagai alur lanjutan dari surat yang masuk bisa terganggu karena lambannya respon dari surat yang masuk
4. Kerahasiaan surat/disposisi kurang bisa terjaga, karena secara fisik dokumen surat/disposisi bisa saja terlihat oleh yang tidak berkepentingan dengan proses surat tersebut
5. Monitoring surat dan disposisi masih harus dilakukan secara manual,sehingga kurang efisien
6. Dari hal penomoran surat dan pencarian informasi surat/disposisi harus manual dan melalui buku agenda fisik atau mungkin file excel pastinya membutuhkan waktu yang lama dan kurang efisien
7. Berkas yang menumpuk di meja pimpinan, pastinya sangat mengganggu.

Hal-hal di atas hanya sebagian kecil permasalahan yang ditimbulkan dari pengelolaan surat-menyurat yang masih menggunakan cara lama. Apalagi, di zaman yang serba modern dan digital seperti sekarang ini, Institusi Universitas harus dituntut untuk lebih cepat dalam melakukan respon terhadap sistem surat-menyurat mereka agar lebih efektif dan efisien.

Bagaimana Solusinya?

Solusinya adalah dengan menggunakan sebuah sistem berbasis internet yang dapat mengatasi permasalahan klasik persuratan seperti yang sudah dicontohkan di atas. Yaitu dengan aplikasi E-Office Persuratan dan Disposisi. Karena dengan menggunakan aplikasi E-Office ini dapat mempermudah dan mempercepat proses persuratan.  Simara.id dapat memberikan solusi terhadap data persuratan anda.

Simara merupakan aplikasi E-Office masa kini yang berfungsi untuk mempermudah sistem manajemen persuratan dari dalam dan luar instansi secara aman, hemat, dan cepat. Dengan menggunakan Simara Anda tidak perlu kebingungan lagi dimana harus menyimpan berkas surat karena berkas surat tersebut akan langsung disimpan ke dalam server Anda sendiri dalam bentuk data digital. Dengan menyimpannya di server sendiri, Anda dapat meminimalisir terjadinya pencurian data perusahaan. Untuk dapat merasakan pengalaman menggunakan simara.id Anda bisa mencobanya secara GRATIS di sini.

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi, dapat menyingkat alur birokrasi persuratan sehingga proses surat menyurat menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.

Sumber: Wikipedia