Apa itu persuratan elektronik? Persuratan Elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). Tahukah Anda? sistem manual berimbas pada proses pencarian surat yang membutuhkan waktu lama. Hal ini berimbas pada manajemen arsip persuratan di instansi pemerintahan yang tidak efisien. Masalah akan semakin kompleks ketika anggaran belanja berkembang cepat untuk membeli kertas demi menunjang aktivitas persuratan.

Selain hal itu, instansi pemerintah perlu menyiapkan ruangan dan pegawai khusus untuk menyimpan surat dan melakukan pendataan secara manual. Sudahkah Anda membayangkan betapa rumitnya mengurus hal ini?

Marilah berpikir sejenak. Pada saat ini, kecepatan menjadi hal sensitif dalam kinerja instansi pemerintah. Masyarakat telah merubah pola pandangnya. Semakin cepat instansi pemerintah bekerja maka kinerja instansi tersebut semakin baik dan benar. Hal ini tentu menjadi sebuah sugesti bagi instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi kinerjanya. Selaras dengan masalah diatas, maka administrasi persuratan secara manual harus segera dicarikan solusinya.

Kemajuan teknologi menjadi bagian tak terpisahkan dari masalah diatas. Sistem Persuratan Elektronik menjadi solusi yang dapat diterapkan pada kondisi tersebut. Berikut beberapa manfaat yang diperoleh bila menerapkan Sistem Persuratan Elektronik:

1. Pengarsipan Surat secara Elektronik

Sekarang kita tidak perlu khawatir resiko kehilangan dan kerusakan dokumen surat akibat menumpuknya dokumen surat atau kejadian diluar dugaan di kantor. Semua surat dapat diarsipkan secara elektronik. Selain itu kantor juga lebih tertata rapi dengan adanya Sistem Persuratan Elektronik. Karena sudah dilakukan secara elektronik dan disimpan di server, maka kita tidak perlu kuatir akan kehilangan surat, dan memudahkan kita dalam melacak/tracking surat masuk/keluar, sehingga lebih efektif dan efisien.

2. Menghemat Anggaran Belanja Kertas 

 Dengan menerapkan aplikasi E-Office Persuratan dan Disposisi ini, dipastikan dapat menghemat anggaran biaya untuk belanja kertas, karena semua sudah dilakukan secara elektronik pada aplikasi, dan pastinya mendukung program pemerintah dalam pengurangan penggunaan kertas atau lebih dikenal dengan

3. Disposisi Di Manapun dan Kapanpun

Jika dulu pimpinan harus berada di kantor untuk melakukan disposisi, kini dengan Sistem Persuratan Elektronik pimpinan dapat langsung mendisposisikan surat secara online kepada staf yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas tersebut. Jarak dan waktu tidak lagi menjadi penghalang kinerja organisasi. Dengan menerapkan aplikasi e-Office Persuratan dan Disposisi ini, Pimpinan/Rektor dapat langsung melakukan disposisi atas surat yang masuk, terutama apabila menggunakan e-Office Persuratan dan Disposisi versi mobile application, yang langsung dapat dilakukan melalui smartphone masing-masing asalkan ada koneksi internet.

4. Mempercepat Pencarian Dokumen Surat

Mencari surat tidak lagi memakan waktu yang lama dengan mencari satu per satu surat di ruang arsip. Hanya dengan mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi dan dokumen surat akan muncul di layar komputer secara cepat.

5. Koordinasi Semakin Mudah

Kecepatan dalam proses disposisi akan memudahkan staf untuk berkoordinasi dalam mengerjakan tugasnya, sudah tidak perlu lagi

6. Memudahkan Tracking Disposisi

Sampai dimana surat yang didisposisi? Apakah disposisi surat sudah dibaca? Semua pertanyaan tersebut dengan mudah dijawab dengan tracking disposisi. Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan dan Diposisi ini, pemberi disposisi (Pimpinan/Rektor) dapat langsung melacak dan memantau sejauh mana disposisinya dilaksanakan, sehingga tidak ada alasan lagi bagi penerima idisposisi untuk tidak melaksanakan dengan alasan belum menerima disposisi.

7. Perkembangan Bisnis

Berdasarkan dari survey YouGov manajer dan direktur lebih menghemat 30% waktu saat menggunakan Sistem Persuratan Elektronik. Apa itu survey YouGov? YouGov adalah sebuah komunitas yang terdiri dari lebih 8 juta orang seluruh dunia yang berbagai pendapat dan pandangan mereka.

Nah berikut tadi merupakan alasan pentingnya penerapan sistem persuratan E-Office. Aplikasi E-Office masa kini berkualitas yang hanya bisa anda dapatkan di simara.id. Semoga bermanfaat!

Sumber: Wikipedia 

Kurniawan, Tri. 2001. Konsep Pertumbuhan Ekonomi. Yogyakarta: Media Nusantara.