unrinews. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pemerintahan dengan model yang baru, Teknologi Informasi dan Internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional menuju paradigma e-government.

 University Governance yang berkomitmen Smart Campus, telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi universitas sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi kampus guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah.

Hal tersebut disampaikan Rektor Universitas Riau (UNRI), Prof Dr Ir Aras Mulyadi DEA, Kamis (2/5/2019) pada acara Bimbingan Teknis dan Launching E-Office dalam rangka penerapan persuratan elektronik yang dilaksanakan oleh Biro Umum dan Keuangan, Bagian Umum Hukum Tatalaksana dan Barang Milik Negara, Subbagian Tata Usaha UNRI.

Dengan adanya E-Office, kegiatan administrasi perkantoran dapat terlaksana dengan mudah, cepat, tertib, terpadu, aman, dan efisien. Oleh sebab itu, Unri pada 6 Mei 2019 nanti secara serentak menerapkan sistem elektronik pada proses surat menyurat.

“Dalam penggunaan E-Office ini, pegawai hanya melakukan menyalin dokumen atau melakukan tahapan scaning sebelum kemudian diunggah melalui E-Office. Tentunya, hal tersebut menuntut pegawai untuk lebih mendalami dan mempelajari sistem baru itu,” jelas Aras.

Tambahnya, E-Office ini juga mempermudah dalam melacak proses surat yang telah didisposisikan, sehingga suratpun bisa cepat terkirim. “Pimpinan maupun pegawai dapat memantau bersama-sama. Jadi nanti kalau ada hambatan, kita bisa tahu di mana titik kendala hambatan tersebut,” ujarnya.

“Unri sebelumnya juga telah menyiapkan Sistem Informasi Administrasi sejak jauh hari dan ini merupakan lanjutan dari persiapan tersebut. Selain itu, kegiatan ini menjadi bentuk implementasi Unri dalam mendukung smart campus, meminimalisir penggunaan kertas, dan mempermudah administrasi dan komunisai antar unit,” jelas Guru Besar Bidang Perikanan dan Kelauatan Unri ini menyampaikan.

“Dalam mengimplementasikan E-Office ini, tentunya perlu mengubah mindset kita terhadap penggunaan sistem elektornik ini. Dan itu memerlukan waktu dalam penyesuaiaannya. Oleh sebab itulah, agar sitem ini dapat berjalan dengan efektif nantinya, maka diadakan pelatihan  mulai dari pimpinan dosen sampai tenaga kependidikan selama dua hari sejak 2-3 Mei 2019 di Aula Siak Indrapura Lantai IV Gedung Rektorat Kampus Binawidya Unri.

Pada kegiatan tersebut, Rektor juga telah me-launching pemanfaatan sistem e-Office dalam penerapan persuratan elektronik di lingkungan Unri pada kamis 2 Mei 2019 dan dihadiri oleh Sri Lestari SST Kasubbag Tata Usaha Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) dan Rifqi Fauzi Direktur PT Profio Teknova Indonesia. (wendi. foto: rizki. Roger) ***